Se ejecuta la opción “2/U/1/1” para exportar el fichero de direcciones.
Abrir Excel à Menú Archivo à Abrir
En el cuadro de diálogo “Abrir” buscar el directorio “C” del Ordenador Principal
Abajo a la Izquierda seleccionar “Tipo de Archivo” à “Todos los archivos”
Seleccionar el archivo llamado “Dircli.txt”.
Aparece el asistente para importar textos
En el “Origen de archivo” seleccionar “DOS OS2 (PC-8)
Pulsar siguiente
Seleccionar en “Separadores” à “Barra vertical” ( | )
Pulsar siguiente
Pulsar Terminar
Se aprecia que la Hoja Excel contiene las direcciones de los clientes.
En menú archivo à “Guardar cómo”
En este cuadro de diálogo poner “Nombre de archivo” à Dircli.xls
Pulsar Guardar
Cerrar Excel y decir SI a los cambios. à Guardar à Si
Abrir Word y escribir el modelo de carta deseado dejando en la parte superior espacio suficiente (Tres líneas) para las señas.
Menú Herramientas à Combinar correspondencia à Crear à Cartas modelo à Ventana activa à Obtener datos à Abrir origen de datos.
Se busca el directorio principal “C” y en tipo de archivo poner “Todos *.*”
Seleccionar
“Dircli.xls”
Aceptar “Toda la hoja de cálculo”
El programa nos advierte que no hay campos de combinación y nos invita a crearlos. Se acepta “Modificar documento principal”
Nos aparece la carta que habíamos preparado
Situamos el cursor donde queramos que aparezca el NOMBRE
Pulsamos “Insertar campo de combinación”
Se nos da a escoger entre los datos que aparecen en la primera fila de la Excel que habíamos preparado. Se advierte fácilmente cual es el nombre, calle, código postal, plaza, Etc.., escogemos el nombre. Y este se pinta en el lugar donde hamos indicado que aparezca el nombre.
Situamos ahora el cursor debajo del nombre para que aparezca la CALLE.
Pulsamos
“Insertar campo de combinación”
Escogemos
la calle y esta nos aparece debajo del nombre.
Ahora
situamos el cursor donde queremos que aparezca el código posta.
Pulsamos “Insertar campo de combinación”
Escogemos
el código postal
Situamos
el cursor un poco a la Derecha para ubicar la Plaza
Pulsamos
“Insertar campo de combinación”
Pulsamos
la plaza.
Menú
à Herramientas
à Combinar correspondencia
à Combinar
à Combinar
Observamos
como en la parte Izquierda y debajo de la pantalla, en la línea gris de estado
van sucediéndose números que indican el progreso del trabajo. Cuando termina ya
tenemos un documento que contiene todas las cartas cada una con la dirección de
un cliente. El cual ya podemos imprimir.