Modelo 340

MODELO 340  (Opcional)

Se ha desarrollado el módulo “Modelo 340” para solucionar de la manera más satisfactoria la obligación que tendrán (casi) todas las empresas de presentar dicho modelo telemáticamente a partir del ejercicio 2010. Dicha declaración consiste en una relación pormenorizada de todas as facturas que emitimos y recibimos de clientes y proveedores. Se realizará con la misma periodicidad que ingresemos el modelos 300 de Iva, y en principio no evita (de momento) el modelo 347.

Dicha presentación en la versión actual del programa resulta bastante trabajosa, pero no imposible, y sin necesidad de escribir las facturas una a una. El “programa conversor” que facilita La Agencia Tributaria permite capturar los ficheros que se pueden exportar, tanto de iva repercutido, como soportado, con nuestro programa.

En consecuencia con la dificultad que esto representa hemos desarrollado una utilidad que genera un único fichero, que incorpora toda la información requerida por A. T., y que se envía a través de la Web de la A. T.

Además de dicha utilidad ha habido que añadir algunos datos en los maestros de clientes y proveedores. En estos dos se han añadido los datos:

·         Clase de documento identificativo

o       Si está vacío se interpreta por defecto la clave 1, que significa un “NIF”.

o       Las claves posibles son:

§         1 – Corresponde a un NIF

§         2 – NIF operador intracomunitario

§         3 – Pasaporte

§         4 – Documento oficial expedido en pais residencia

§         5 – Certificado de residencia fiscal

§         6 – Otro documento probatorio

·         Código País de dos letras

o       Si está vacío se interpreta por defecto que es “ES”, o sea, España.

o       Este campo, tanto en el maestro de clientes, como en el de proveedores, dispone de la tecla <F1> para buscar cualquier país por su nombre y nos retorna el código de 2 letras que se recoge en el anexo IV de la EHA /3202/2008, de 31 de Octubre, en BOE de 10/11/2008, norma ISO.

Pero Hacienda exige que antes de enviarle nuestro fichero, con la relación de facturas, lo sometamos a una revisión o “prevalidación” con objeto de asegurarse la legibilidad por parte de su sistema.

Para ello la A.T. facilita un programa denominado “Prevalidación Cobol” que realiza un exhaustivo análisis del fichero producido y que es imprescindible utilizar para mayor seguridad. También facilita un documento pdf que explica todo lo relativo a esta utilidad denominado “Prevalidación Cobol en entorno Windows Modelo 340 . El manejo de esta utilidad puede resultar relativamente complejo y en consecuencia recomendamos se pongan en contacto con nosotros para solventar posible errores que éste detecte.

Condiciones para facilitar el uso del programa “Prevalidación Cobol”:

·         Conviene instalarlo en el PC donde se efectúe la conexión normalmente a la Oficina Virtual de la A.T.

·         El fichero de instalación se denomina “Prevalidacion_340_2009_v17.exe” y se obtiene de la Agencia Tributaria en: “Ayuda”,”Campañas”,”Modelo 340” ,”Modelo 340: Ayuda técnica”,”Prevalidación del modelo 340” .

·         Dicho fichero lo situamos en el disco C: y al ejecutarlo se nos crea el siguiente directorio:

·          “C:\AEAT\Prevalidacion 340 2009\Prevalidacion 340 v1.7\”

·         En su interior está el fichero “PREVALIDACION 340.BAT”, entre otros, que debemos modificar de la siguiente forma:

o       Botón derecho ratón y clicar “Editar”

o       Buscamos la línea que pone “SET   CINTA=fichero_entrada.extension”

o       Borramos “fichero_entrada.extension”

o       En su lugar ponemos: \\NombredelServidor\C\Vimaservic\340\PrCob340.txt

o       “NombredelServidor” es el nombre que tiene en la Red la máquina “Principal”.

o       Salimos y aceptamos los cambios.

·         Con ello habremos conseguido que el programa de Hacienda compruebe el fichero que produce nuestro programa, de la manera más rápida y práctica posible.

Para obtener la información que hemos utilizado de primera mano la A.T. facilita el documento pdf denominado “Modelo 340 Paso a Paso” que recomendamos su lectura para adquirir una idea global acerca del tema que nos ocupa.

 

La utilidad que hemos desarrollado de momento solo contempla la inclusión de los Libros de facturas emitidas y recibidas de operaciones corrientes y de inversión. Quedando pendiente para una próxima revisión el Libro registro de determinadas operaciones Intracomunitarias y los libros del IGIC.

Para que todo funcione como es debido se tiene que revisar los siguientes campos de nuestros ficheros de Clientes y Proveedores:

·         Campo nombre:

o       Abstenerse de poner cualquier cosa o carácter que no forme parte del nombre.

o       No pueden existir nombre de una sola palabra.

·         Campo País:

o       Este campo no entra a formar parte del contenido del fichero, por tanto no influye su contenido.

·         Campo Código 2 letras País:

o       Importantísimo.

o       Si esta vacío se interpreta que es el código de España: “ES”

o       Si pulsamos <F1> accedemos a buscar en una tabla con todos los países, por su nombre en castellano.

o       Si necesitamos, para la gestión de facturas, que el nombre del país sea en inglés, podemos cambiar el texto del nombre en: Menú Principal / Gestión comercial / Facturación / Auxiliares / Maestro de Países.

·         Campo Clase de Cif:

o       Si está vacío se interpreta que es el código “ 1” , que quiere decir se trata de un Cif/Dni (lo más corriente para no extranjeros).

·         Campo Cif:

o       Debe estar correctamente rellenado y se deben evitar los signos de separación.

La operatoria para conseguir el fichero que hemos de aportar a la Oficina Virtual de Hacienda será la siguiente:

1.      Después de asegurarnos que hayamos facturado todo lo necesario a clientes y dado de alta todas las facturas de terceros pertinentes nos dirigimos a Menú Principal / Contabilidad /  Iva / Utilidades /  Fichero para 340

2.      Ponemos los datos pertinentes : Ejercicio, Periodo, Apellidos y Nombre de la persona de contacto y Teléfono de contacto.

3.      Podemos obtener un listado que nos documenta el contenido del fichero.

4.      El programa nos anuncia que se ha producido un fichero en Máquina Principal \ C \ Vimaservic \ 340 \ PrCob340.txt

5.      Con el ratón nos dirigimos a

·         Mi PC

·         AEAT

·         Prevalidación 340 2009

·         Prevalidación 340 v1.7

6.      Hacemos doble clic en el fichero “PREVALIDACION 340.BAT”

7.      Aparece una pantalla negra que si se ha ejecutado correctamente ofrece el siguiente aspecto:

8.     

9.      Si esta pantalla tiene un aspecto distinto querrá decirse que el programa no ha encontrado nuestro fichero “PrCob340.txt” y que la modificación al fichero “Prevalidacion 340.bat” , explicada más arriba, no fue satisfactoria.

10.  Ahora hemos de abrir los fichero producidos por este programa de Hacienda para ver si el nuestro es correcto.

11.  Para ello abrimos o ejecutamos los ficheros que están en el mismo directorio:

·         SALIDA.txt: Ofrece un resumen de errores detectados, indicando un código de error y el campo donde se ha cometido.

·         IMPRESORA.txt: Ofrece una relación de los registros en donde se ha producido el error.

12.  Este es el punto en donde quizás necesiten recurrir a nosotros para poder interpretar los códigos de error aportados.

13.  El aspecto del fichero SALIDA.txt con posibles errores será el siguiente: 

14.  Si no hubieran errores sería este otro:

15.  Es decir, donde dice “RESUMEN DE ERRORES DETECTADOS….”, está vacío. 

Hemos de advertir que el programa de Hacienda es muy exigente en cuanto a distintos aspectos formales de la información que aportamos. Nos referimos en especial al “Nombre” de nuestros clientes y proveedores. Hemos detectados algunas normas:

  • Una persona física, su nombre, se compone de tres palabras separadas por espacios, sin excepción alguna.
  • Una persona jurídica, su nombre, se compone al menos de más de una palabra, incluyendo las abreviaturas de la clase de sociedad.
  • Sabemos que algunos de los usuarios de nuestro software acostumbra a incluir en el campo nombre, algún tipo de información mediante marca o clave que indican cosas como : cliente obsoleto, que paga mal, etc etc. Esto ya no es posible continuar haciéndolo.
  • Etc.

La conclusión sería que deberíamos probar o ensayar antes del año 2010, cuando ya sea obligatorio, toda la sistemática, para depurar nuestros ficheros “de siempre” y así estar listos en el momento que sea pertinente. Para ello, y una vez instalado el módulo 340, haríamos simulaciones con datos del 2009, periodo en el que su obligatoriedad aún no está generalizada.

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